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开放式办公室原来弊大于利

2018-02-01北京晨报
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核心提示:最近一项新研究发现,建立开放式的工作环境只是“看上去很美”,这种办公形式可能反而造成员工的“痛苦”。

  如果你每天上班总是分心、没有干劲儿,甚至讨厌自己的工作,除了进行自我检讨以外,你可能还要挑挑所处办公室的“毛病”。随着谷歌、雅虎等公司相继采用了开放式办公空间,近年来,这种办公模式开始风靡全球,许多公司都效仿这种鼓励创意、鼓励同事间交流、加强合作的“装修”形式。不过,改变座位安排和活用办公室“技术”真的能让员工更有效率吗?许多年轻、快速发展的创业公司可能很青睐这种环境,例如国内外一些提供给创客办公的平台,但并不是每家公司都适合“效仿”。最近一项新研究发现,建立开放式的工作环境只是“看上去很美”,这种办公形式可能反而造成员工的“痛苦”。

  人数越多工作满意度越低

  我们的办公方式正在发生变化,越来越多的企业开始拒绝传统,选择了开放式办公。不过,《斯堪的纳维亚工作、环境与健康期刊》上发表的研究显示,在开放环境中工作不利于提高生产效率,员工会分心、感到烦躁,反而很难与同事进行很好的交流。此前的研究也表明,当与其他人分享办公空间时,职员们更容易分心。瑞典卡尔斯塔德大学服务研究中心的人员研究了办公室类型和员工满意度之间的联系,“结果显示,分享同一办公空间的员工人数与工作满意度之间呈现出负相关的关系。人数越多,满意度越低。”该研究的主要作者托拜厄斯·欧特布林说。

  研究人员就两个因素对办公室职员进行了“考察”——与同事互动的难易度和整体的幸福感。研究发现,相比在其他类型办公室工作,在3-9人的小规模开放式空间和10-20人的中等规模开放空间里工作的员工无论互动程度还是幸福感都更低。

  欧特布林认为,开放式办公室可能具有短期的经济效益,例如老板们不用考虑墙体隔断,楼层空间利用率也更高。但是考虑到工作满意度和幸福感降低导致的成本增加,这种效益就“功不抵过”了。所以,公司的决策者在选择一种特定的办公室类型是应该考虑到对员工的影响,而不是只专注于哪种布局更有灵活性、看上去更具生产力、更划算,甚至更加“流行”。

  思路三分钟就会被打断一次

  根据在英国电信专门从事数据、分析和新兴技术研究的专家妮可·米勒德的说法,除了工作满意度较低以外,在开放式办公室中工作的员工平均每三分钟就会被“打断”一次思路。

  在接受《每日电讯报》采访时米勒德表示,大型办公室效率低下,未来必将消亡。尤其对于内向的员工来说,这种空间对他们的“打击”更大。

  开放式工作空间设计的初衷是鼓舞士气、鼓励团队合作,这就要求员工们与他们经常合作的同事距离更近一些,最好坐在一起。但是妮可表示,如果人们靠得太近,都集中在一起的话,就会出现社交尴尬,一些人会选择沉默,就好像被困在电梯里一样。毕竟员工们不都是“自来熟”,更不是都喜欢将自己的工作“习性”全部暴露在同事面前。“开放式办公室的问题在于,它是一种‘一刀切’的模式,实际上并不适合任何人。”米勒德说。我们每3分钟就会被打断一次,而想要找回原来的思路、回到“正轨”上,则要花费8到20分钟。

  任务切换分心模式耽误事儿

  米勒德认为,在诸多“分心术”中,最常见、最主要的要数查收电子邮件、频繁开会和与其他同事互动了,这些分散注意力的事情会让员工进入到一种“任务切换”模式中。这种模式可不像听起来一样轻松,我们平时使用电脑,切换不同程序时还会遇到死机、卡顿的现象,人脑更是招架不住这么多程序“缓存”。

  事实上,这种任务切换模式时常导致有工作被忽视或被遗忘,其中一个常见的情形就是,当你起身准备收工迎接下班后的美好生活时,却猛然发现自己的电脑中有未关闭的窗口和尚未发送的电子邮件。很显然,你的大脑在“打岔”后就把它们彻底丢到脑后了。

  未来有望营造咖啡办公环境

  那么,这是否意味着所有工作都将受到影响呢?

  米勒德认为没有这么夸张,因为社交和团队合作仍然是未来工作中的必要组成部分。只不过,我们应当重新考虑办公空间的“定义”,员工们需要一种平衡,来区分“我们”和“我自己”,公司的决策者也要提供给员工选择如何工作的机会,比如在家办公等。

  当然,大家一起在家工作不太现实,毕竟“家里蹲”看着美好但是寂寞,又有其他“分心”的因素,最好是在公司中营造一个“咖啡办公室”的环境,让大家既有聚在一起的机会,又有属于自己的空间。

  米勒德就描绘了一幅未来的工作情景,员工们都是“背包客”,把办公室装在自己的包里,三三五五的小团体自行聚集在一起工作,地点可能是咖啡店也可能是一个提供空间的“咖啡办公室”环境。没准到那个时候,办公室里的书桌都不是必需品了。

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  怎样提高员工幸福感

  这里有5种方法可以提高员工的幸福感及效率,领导们不要吝啬于升级“技术”,只有“先利其器”,才能让员工们真正提高效率。

  提高无线网速

  网速慢会让员工失去“动力”,而且也会无形中耽误许多时间、降低效率。提高无线网的速度可以鼓励团队选择不同的方式工作,而不是死守在电脑前。办公室应配备更加可靠、更具安全性的网络连接,提高无线信号强度,确保信号覆盖到边边角角。

  改善办公设备

  现在的员工已经不能满足于面对笨重的老式台式机,一边担心死机一边抱怨电脑太慢了。外国云计算公司Fuze最近发布的一份报告显示,75%的年轻员工不满意目前的办公设备,他们想要“消费者级别”的移动设备。在所有年龄段的员工中,43%的人因为雇主没有提供足够的办公设备而不得已使用个人移动设备工作。

  更新科技产品

  在办公空间内安装视频墙可以激励团队以创新的方式进行思考。员工们可以在上面书写、共享浏览器内容,分享想法。具有交互功能的“白板”不仅能够满足基本写写画画的需求,也能展示视频或幻灯片,让员工交流方式更加丰富、效率更高。

  不用电子邮件

  利用消息服务让员工保持联系,即使员工在“移动”中,而且手边只有智能手机也能创造出合作的感觉。利用不同部门的不同聊天组,随时交流沟通、共享文件。

  用云平台平台

  随着技术的进步,使用协作云技术共享团队之间的文档可以大大减少管理员的人数。目前一些办公室员工的时间被低效率、传统的工作方式和增加的管理所挤压,造成企业人力资源的巨大浪费。利用复杂的“工具”可以有效地与他人合作来扭转这一局面。未来的生产力要求更新、更直观的运算工具,让员工变得更加具有创造力。

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